Un événement professionnel doit s’organiser à l’avance pour que tout se passe dans la norme. Que ce soit un repas d’entreprise, un cocktail, un colloque ou un séminaire, faire d’un événement une véritable réussite doit impérativement passer par quelques étapes essentielles tout en optant pour les bons choix. Voici quelques conseils pour un événement totalement réussi.
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Plan de l'article
Définir globalement l’évènement
La première étape à considérer est de faire un plan de son évènement. Cela aidera à savoir ce qu’il faut faire. Plusieurs questions devront être posées au préalable :
- Pourquoi organiser un événement ? Il faudra définir les objectifs et les attentes vis-à-vis de l’événement.
- Qui sera concerné par cet évènement ? Ce ne sera pas forcément destiné aux seuls associés et collaborateurs, les clients peuvent également être visés.
- Quel est l’objectif à atteindre ? Il s’agit de prévoir quelles sont les finalités voulues et dans quelle situation devra être l’entreprise vis-à-vis des personnes concernées.
Tout cela permettra de faire les bons choix en fonction des réponses obtenues.
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Faire les bons choix
En premier lieu, il faudra définir le type de l’évènement : cocktail, déjeuner, séminaire, colloque, etc. Les options disponibles pour chaque type seront alors à détailler jusqu’à considérer le choix le mieux adapté aux réponses obtenues précédemment. Voici les éléments à préciser :
La date de l’événement
Il faut choisir une date à laquelle les invités seront disponibles. Certaines périodes sont plus chères que d’autres, il faudra alors choisir une date où les charges liées à la préparation de l’évènement sont moindres. L’heure aussi sera importante pour savoir si ce sera un déjeuner, un dîner ou un cocktail apéritif. Et n’oubliez pas de prévenir vos invités avec plusieurs semaines d’avance. Prévoyez aussi de les relancer pour leur rappeler l’événement.
Le lieu de la réception
Il doit être facilement accessible pour tous les invités. Il faudra également adapter la salle. Par exemple, dans le cas d’un repas debout, le buffet devra être placé à l’opposé de la porte d’entrée pour que la salle soit parfaitement remplie. La salle doit également être aérée pour que les participants soient bien à l’aise. Cela peut aussi être un lieu plus atypique, plus marqué pour communiquer et véhiculer un message spécifique. Sachez, par exemple, que vous pouvez louer des salles dans les stades de foot comme au Roazhon Park (Stade Rennais Football Club) pour une réception dans la capitale bretonne ou au Stade de France pour les plus ambitieux.
Le contenu
La question est de savoir le déroulement de l’évènement, le sujet qui sera traité, les supports médias à utiliser pour facilement répondre le message.
Le clou du spectacle
Il s’agit d’un passage particulier qui restera dans la mémoire de tous ceux qui auront assisté.
Trouver les professionnels à engager
Lorsque toutes les informations sont connues, il vient alors le moment de choisir les professionnels qui vont se charger de faire les travaux. Que ce soient des décorateurs, des services de location, des hôtesses, etc. Le plus important est de faire le bon choix sur le meilleur traiteur. Un traiteur pour entreprise, comme Ruffault Traiteur, un traiteur breton basé à Rennes, Angers et Nantes, sera en mesure de proposer les options les mieux adaptées avec en prime un devis détaillé. Le choix du traiteur se basera sur les prestations, le prix, la disponibilité ou encore l’expérience.
